Cette politique a été mise à jour le Mars 1, 2025.
KEYENCE Canada inc. (« nous », « KEYENCE ») prend très au sérieux le respect de la vie privée des personnes qui posent leur candidature à un poste au sein de KEYENCE ou de ses employés (ensemble, « vous »). La présente Politique donne un aperçu des pratiques de KEYENCE concernant la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de vos renseignements personnels lorsque vous soumettez votre candidature à un poste et pendant la durée de votre emploi chez nous. Elle vous informe aussi quant aux droits dont vous disposez à l’égard de vos renseignements personnels.
Les pratiques de KEYENCE en matière de protection de la vie privée ont été élaborées en tenant compte de la législation sur la protection de la vie privée applicable. La présente Politique sera révisée et pourrait être mise à jour périodiquement afin de tenir compte de toute modification apportée à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou de toutes modifications apportées aux lois applicables.
Si nous apportons des modifications importantes à la présente Politique de confidentialité, nous vous en informerons en publiant un avis de mise à jour et par tout moyen susceptible de vous joindre.
Si cette Politique change, la version actuelle, telle que publiée sur le site web et l’intranet, s’appliquera à vous.
Pour l’application de la présente Politique, l’expression « Renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concernant une personne identifiable, y compris s’il y a une possibilité que la personne puisse être identifiée en utilisant ce renseignement, seul ou avec d’autres.
Nous recueillons habituellement les Renseignements personnels suivants :
| Catégorie | Détails | Auprès de qui |
|---|---|---|
| Informations biographiques | Nom, adresse, coordonnées, y compris le numéro de téléphone et l’adresse électronique. | Les deux |
| Résidence et autorisation de travail | Informations sur le statut de résidence, les permis et autorisations de travail, les préférences en matière d’emploi, y compris la volonté de déménager, le salaire souhaité et la date de début disponible. | Candidat |
| Informations financières | Coordonnées bancaires. | Employé |
| Détails sur la famille | Détails sur les membres de la famille pour les prestations. | Employé |
| Contacts en cas d’urgence | Noms et coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. | Les deux |
| Qualifications et compétences | Formation, antécédents professionnels, licences, permis et certifications professionnels ou liés au travail, appartenance à des associations professionnelles, compétences linguistiques et autres compétences professionnelles pertinentes. | Les deux |
| Évaluation des performances | Dossiers d’évaluation et d’examen des performances. | Employé |
| Dossiers disciplinaires | Documentation de toute mesure disciplinaire prise au cours de l’emploi. | Employé |
| Information relative aux avantages sociaux | Informations sur les avantages sociaux et les droits des employés. | Employé |
| Documents juridiques liés au travail | Contrats, accords et autres documents juridiques liés à l’emploi. | Employé |
| Informations médicales | Renseignements personnels contenus dans les documents médicaux. | Employé |
| Surveillance électronique | Utilisation des systèmes de communication de l’entreprise (par exemple, courrier électronique, appels téléphoniques internes et externes, plateformes de messagerie instantanée), activité sur le réseau (par exemple, navigation sur Internet), utilisation des ordinateurs portables, ordinateurs, appareils mobiles ou autre matériel technologique de KEYENCE, et utilisation des points d’accès aux locaux de l’entreprise, comme expliqué dans notre Politique sur la surveillance électronique. | Employé |
Nous recueillons les Renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous soumettez une demande d’emploi en ligne ou sous format papier et dans tout document connexe, tel qu’une lettre d’accompagnement ou un CV. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de vous dans le cadre de communications ultérieures et dans le cadre de votre emploi.
Nous pouvons aussi recueillir certains Renseignements personnels auprès de tiers, comme des chasseurs de tête et des agences de placement, avec votre consentement.
Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels pour les raisons suivantes :
| Objectif | Description | S'applique à |
|---|---|---|
| Évaluer votre éligibilité et votre aptitude | Pour évaluer votre éligibilité et votre aptitude à travailler pour nous. | Candidat |
| Vérifier les antécédents | Vérifier les références et autres antécédents des candidats retenus. | Candidat |
| Contacter les candidats | Pour vous contacter au sujet vous de votre candidature. | Candidat |
| Respecter la loi | Pour se conformer à des exigences réglementaires, comme vérifier votre capacité à travailler légalement au Canada. | Les deux |
| Envisager d’autres postes pour vous | Avec votre autorisation, pour envisager la possibilité de vous contacter en lien avec d’autres postes au sein de KEYENCE pour lesquels nous pensons que vous êtes qualifié et intéressé. | Candidat |
| Créer un dossier d’employé | Si vous êtes sélectionné pour un emploi, pour créer un dossier d’employé et gérer votre relation de travail avec KEYENCE. | Employé |
| Gérer votre lien d’emploi | Pour administrer les salaires, les évaluations des performances, la formation et le développement, les avantages sociaux, assurer la santé et sécurité au travail et d’autres fonctions liées aux ressources humaines. | Employé |
En fournissant vos Renseignements personnels, par exemple, en soumettant le formulaire de demande d’emploi de KEYENCE en ligne ou sous format papier, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels aux fins énoncées à la rubrique « Comment utilisons-nous vos Renseignements personnels? » ci-dessus.
Nous vous demanderons votre consentement, si la loi l’exige, avant d’utiliser vos Renseignements personnels à quelque fin que ce soit qui n’est pas visée par la présente Politique.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi et des restrictions de fait. Veuillez noter, toutefois, que le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité de communiquer avec vous ou d’évaluer votre candidature à un poste au sein de KEYENCE ou de gérer votre lien d’emploi avec nous.
Relativement à une ou plusieurs des fins énoncées à la rubrique « Comment utilisons-nous vos Renseignements personnels? » ci-dessus, et sous réserve des lois et de la réglementation applicables, KEYENCE peut communiquer vos Renseignements personnels avec une autre personne ou entité dans les cas suivants :
| Catégorie | Description |
|---|---|
| Affiliés | Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels avec notre société mère, KEYENCE Corporation, qui est située au Japon, et qui n’utilisera vos Renseignements personnels qu’aux mêmes fins que nous. |
| Prestataires de services |
Services de paie. Pour gérer de la rémunération des employés. Services informatiques. Pour faciliter le processus de recrutement et maintenir nos activités de ressources humaines. Assureurs. Pour gérer les régimes d’assurance maladie, assurance invalidité, assurance vie et autres régimes de prestations pour les employés. Consultants, comptables et conseillers juridiques. Pour obtenir des conseils et un soutien professionnels quant à diverses questions opérationnelles, veillent au respect des lois et des règlements et aident à la planification et à l’analyse financières. Institutions financières. Pour faciliter le paiement des salaires et des avantages sociaux, effectuer des virements bancaires, gérer les régimes de retraite et d’avantages sociaux. Institutions fiscales et gouvernementales. Pour fournir des informations fiscales, déclarer les revenus et les impôts des employés, respecter les obligations légales en matière de retenue à la source. |
| Employés | Vos Renseignements personnels seront accessibles à d’autres employés de KEYENCE et de KEYENCE Corporation qui ont besoin d’y avoir accès, ce qui n’inclut généralement que les employés des ressources humaines, les cadres (c’est-à-dire les vice-présidents) ou les gestionnaires impliqués dans le processus de recrutement. Si l’on vous propose un emploi, vos Renseignements personnels seront accessibles à d’autres employés qui ont besoin d’y accéder, y compris les employés chargés de la paie et tout responsable ou superviseur concerné. |
| Pour nous conformer à des exigences légales |
Dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos Renseignements sans préavis ni consentement lorsque la loi ou une autorité légitime le permet ou l’exige. Par exemple, il peut arriver que nous soyons contraints par une action en justice de divulguer des renseignements, y compris, par exemple, dans le cas d’une obligation légale de déclaration ou d’une ordonnance d’un tribunal. Dans certaines circonstances, nous pouvons également être autorisés par la loi à communiquer des Renseignements personnels sans votre consentement. Par exemple, nous pouvons communiquer des Renseignements personnels sans consentement dans certaines circonstances d’urgence. |
Nous avons adopté des politiques et des procédures qui visent à protéger vos Renseignements personnels contre toute perte et contre tout accès ou toute communication sans autorisation.
Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, matérielles et technologiques, notamment l’utilisation de logiciels de sécurité, de mots de passe et de pare-feu (firewalls) visant à empêcher l’accès aux ordinateurs sans autorisation. Nos employés reçoivent une formation sur la protection et le traitement en toute confidentialité des Renseignements personnels.
Veuillez noter qu’aucun mode de transmission ou de sauvegarde en ligne de vos Renseignements personnels n’est entièrement sûr. Par conséquent, bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos Renseignements personnels, vous devez être conscient de ce qui suit :
Nous nous efforçons de protéger vos Renseignements personnels, mais nous ne pouvons garantir la sécurité de l’information qui nous est transmise, ou que nous transmettons, par un moyen électronique.
Vos Renseignements personnels sont stockés aux bureaux de KEYENCE à Mississauga, en Ontario. Dans la mesure où les lois applicables l’autorisent, ils peuvent également être hébergés aux bureaux ou aux centres de données de KEYENCE Corporation, lesquels peuvent être situés en dehors de votre province ou pays de résidence. Cela signifie que vos Renseignements personnels pourraient être soumis aux lois de l’endroit où ils sont hébergés ou traités, et pourraient être communiqués à des autorités gouvernementales ou judiciaires là-bas, lorsque nécessaire. Peu importe où se trouvent vos Renseignements personnels, nous nous engageons à les protéger et à suivre les lois applicables.
Lorsque nous n’aurons plus besoin de vos Renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique, ou pour d’autres motifs autorisés par la loi, nous en disposerons de façon sécuritaire.
Sous réserve des lois applicables, vous disposez des droits suivants.
Accès. Vous pouvez demander l’accès aux Renseignements personnels sur vous que nous détenons, ainsi que de l’information concernant la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels. Votre demande d’accès doit être faite par écrit.
Cet accès et cette information vous seront généralement fournis gratuitement; toutefois, si vous souhaitez obtenir une copie de cette information ou que de l’information vous soit transmise, nous pouvons le faire moyennant des frais raisonnables, conformément à la loi applicable.
Dans certains cas, nous pourrions vous refuser l’accès ou ne pas pouvoir vous donner accès à la totalité ou à une partie des Renseignements personnels vous concernant que nous détenons lorsque nous y sommes autorisés ou tenus par la loi applicable. Si nous ne vous donnons pas accès à vos Renseignements personnels, nous vous fournirons généralement les motifs d’un tel refus ou d’une telle impossibilité de vous donner accès.
Rectification. Nous vous demandons de maintenir à jour vos dossiers personnels chez KEYENCE. Cela inclut la mise à jour des renseignements relatifs aux changements de nom, d’adresse, de statut marital, à la naissance d'un enfant, afin de garantir des déductions salariales précises et la continuité des avantages. De plus, veuillez vous assurer que les renseignements concernant votre contact d’urgence sont à jour. Si des Renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou ambigus, ou si leur collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’ils soient rectifiés.
Retrait de votre consentement. Vous pouvez demander de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels par KEYENCE. La manière dont cette demande est traitée dépend de la situation et de l’objectif pour lequel elle est faite. Selon le cas :
Dans tous les cas, nous pouvons être tenus de conserver certains Renseignements personnels pour nous conformer à nos obligations légales.
Vous pouvez communiquer avec nous à tout moment si vous avez des questions ou des préoccupations à l’égard de vos Renseignements personnels, cette Politique, pour exercer vos droits ou pour toute autre question liée à la collecte, à l’utilisation, à la protection, à la conservation ou à la communication de vos Renseignements personnels par KEYENCE.
Veuillez adresser toute demande à notre Responsable de la protection des renseignements personnels à HR.canada@keyence.com.
